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Freelancer*innen: Zusammenarbeit mit Recruitern

Erfolgreich Projekte akquirieren mit Hilfe von Freelance-Agenturen

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Die Zusammenarbeit mit Recruitern bildet eine Brücke zwischen Freelancern und Unternehmen

Beitragsinhalt

Anfang 2018 habe ich mich völlig unvorbereitet in die Selbstständigkeit gestürzt. Erste Devise war deshalb – sobald wie möglich einen großen Auftrag klar machen.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich keine Ahnung, wie man an große Kunden rankommt. Ehemalige Arbeitgeber kamen nicht in Frage und Kontakte waren Mangelware.

Nach einem Monat hatte ich meinen ersten großen Auftrag schließlich in der Tasche – dank Zusammenarbeit mit Recruitern. Meine Erfahrungen mit Freelance-Agenturen und Headhuntern möchte ich hier teilen und dir zeigen, welche Vor- und Nachteile diese Zusammenarbeit hat.

Agenturen und Recruiter – wie funktioniert‘s?

Die Aufgabe von Agenturen ist es, zwischen Firmen und Freelancer*innen zu vermitteln. 

Firmen greifen zum Beispiel auf die Unterstützung von freiberuflichen Expert*innen zurück, weil ihnen Personal oder bestimmtes Expertenwissen fehlt.

Beauftragt die Firma eine Agentur, machen sich Recruiter*innen auf die Suche nach passenden Freelancer*innen, sowohl in ihrem eigenen Netzwerk als auch über Freelance-Portale oder Xing und LinkedIn.

Bei Vermittlung zwischen Expert*in und Firma erhält die Agentur eine Provision. Meistens wird der Provisionsanteil nicht offen gelegt. Die Provision beträgt je nach Agentur zwischen 10 – 40 %.

Bei Freelance-Agenturen vorstellen

In Berlin habe ich zuerst die Agentur Designerdock mit meinem CV kontaktiert, um mich dort bekannt zu machen. Daraufhin wurde ich zu einem Kennlerngespräch eingeladen, in dem meine Daten, Projekterfahrung und Jobwünsche aufgenommen wurden. Ich musste mich nicht verkaufen, um sie zu überzeugen – denn letztendlich bin ich auch eine Kunden von ihnen, sobald erfolgreich ein Auftrag zustande kommt. 

Beispiele für Freelance-Portale und Agenturen

Wer sich auf einem Freelance-Portal anmeldet, legt zuerst sein Profil mit Bild, Daten, Skills, Projekterfahrung und Verfügbarkeit an. Meine nachweislichen Kundenprojekte auf selbstständiger Basis beliefen sich bis zu diesem Zeitpunkt auf Null, weshalb ich meine Berufserfahrung aus anderen Jobs angegeben habe.

In der Projektdatenbank habe ich mich meist täglich umgeschaut und einen Reminder per E-Mail aktiviert. Hat mich ein Projekt angesprochen, habe ich mich mit kurzem Anschreiben, Stundensatz und CV gemeldet. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass mehr auch nicht nötig ist.

Infografik: Recruiting-Prozess von Freelancerinnen - von Anfrage bis Einladung zum Interview
Infografik: Recruiting-Prozess von Freelancerinnen - von Entscheidung bis Projektstart
Recruiting-Prozess von Freelancerinnen

Mit Recruitern telefonieren

Wenige Tage nachdem ich mich auf den Portalen registriert habe, bekam ich einen ersten Anruf von einem Recruiter, der sich gern einmal bei mir vorstellen und mich kennenlernen wollte. Ohne Vorbereitung über meine Spezialisierung, Erfahrungen und Konditionen zu reden, war für mich persönlich eine große Herausforderung. Ich wollte schließlich einen professionellen und kompetenten Eindruck hinterlassen. 

Das Imposter-Syndrom konnte ich in den Momenten ganz gut verdrängen und nach der Devise „Fake it till you make it“ vorgehen.

Nach dem ersten Telefonat habe ich mich auf die Recuriter-Fragen besser vorbereitet und nach drei bis vier ähnlichen Anrufen war ich schon viel sicherer.

Projektanfrage – wie geht es weiter?

Über die Agentur, bei der ich mich persönlich vorgestellt hatte, kam schließlich die erste passende Projektanfrage – allerdings vor Ort in Hannover.

In diesem Fall ging alles ganz schnell. Die Agentur hat mir den Kontakt zum Kunden vermittelt und ich musste ihn selbst kontaktieren. Bei einem Telefonat von nur etwa 10 Minuten haben wir uns kurz kennengelernt und den Stundensatz verhandelt.

Wenn nach deinem "Stundensatz All-In" gefragt wird, ist das der Stundensatz (netto), den du tatsächlich am Ende verdienst. Davon gehen deine Reisekosten, Unterbringung, Verpflegung und Steuern ab.

 

Meinen Stundensatz hatte ich bis dahin noch gar nicht auf Freelance-Jobs kalkuliert, weshalb ich irgendeine Zahl genannt habe (die mir irre hoch erschien). Im Nachhinein betrachtet lag ich damit nicht soo falsch, aber ich hätte mehr verlangen können.

Zitat des Kunden „Reicht das denn?“ Meine Antwort: „Kein Problem, ich kann mein WG-Zimmer vermieten.“

Uuups, ich war offensichtlich ein Freelance-Baby. Das mit der Stundensatz-Verhandlung habe ich dann in den Folgeprojekten geübt. 

Erste Konditionen austauschen

Bei allen anderen Agenturen, mit denen ich bisher zusammen gearbeitet habe, dauerte die Vermittlung länger und lief im Interview-Prozess mit einem Recruiter als Vermittler ab.

Wird man per Mail oder Telefon für ein Projekt angefragt, geht es zuerst nur darum, erste Eckdaten auszutauschen. Ist die Aufgabe interessant? Ist man in dem gesuchten Zeitraum verfügbar? Ist man bereit, für das Projekt in einer anderen Stadt zu arbeiten? Passen die Stundensatz-Vorstellungen zusammen?

Kommt man hier zusammen, schickt man dem Recruiter in der Regel noch mal einen aktuellen CV zu. Dieser wird beim Kunden eingereicht. 

Hört man hier länger nichts von der Agentur, kommt man für den Kunden nicht infrage oder das Projekt ist wahrscheinlich gestoppt. Hier am besten noch einmal nachhaken.

Feedback und Nachverhandlungen

Bei positivem Feedback wird man vom Recruiter in der Regel nach einigen Tagen kontaktiert. Gegebenenfalls gibt es noch Nachverhandlungen. Selten werden die Konditionen im Interview nachverhandelt.

In meinem letzten Projekt hat sich dieser Prozess über einige Wochen hingezogen. Ich wollte diesmal nur maximal 25 h / Woche arbeiten und keine Kompromisse machen. Dafür habe ich das Risiko in Kauf genommen, eine Absage zu kassieren. In diesem Fall war das Unternehmen aber offen. Mit einem anderen Kunden habe ich zwar auf fachlicher und menschlicher Ebene 100 % gematcht, sie waren aber nicht bereit, mich weniger als 5 Tage / Woche einzusetzen.  

Kommen schließlich beide Parteien überein, arrangiert die Agentur einen Telefontermin oder ein persönliches Kennenlernen vor Ort.

Interview per Telefon oder vor Ort

Das Telefongespräch läuft meistens so ab: man wählt sich in eine Telefon- oder Skypekonferenz und telefoniert kurz mit dem Recruiter. Manchmal wird man noch etwas gebrieft und auf das Gespräch vorbereitet. Schaltet sich der Kunde dazu, gibt es einen kurzen Austausch zwischen Recruiter und Kunde. Wenn das Gespräch zwischen mir und dem Kunden losgeht, hält sich der Recruiter im Hintergrund zurück. Alles weitere läuft wie ein Jobinterview.

Endgültiges Kundenfeedback

In der Regel hört man einige Tage später vom Recruiter, ob sich der Kunde für einen entschieden hat oder nicht. 

Projektphase

Wenn ja, startet das Projekt wie vereinbart. In dieser Zeit ist die Agentur weniger präsent. In einem Projekt hatte ich einen Recruiter, der mich hin und wieder angerufen und nachgehakt hat, ob in der Zusammenarbeit alles klar geht. Außerdem hat er einen Freelance-Stammtisch organisiert, in dem man sich vernetzten konnte. Hier bestand eine engere Verbindung zwischen Agentur und mir, was ich persönlich als sehr menschlich und angenehm empfand. Jede Agentur handhabt das anders.

Projektabschluss

Die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Agenturen lief bei mir meist sehr professionell ab und die Bezahlung kommt zuverlässig. 

Kundenpflege und aktiv auf Agenturen zugehen

Hat man einmal erfolgreich mit einer Agentur zusammen gearbeitet, lohnt es sich, CV und Verfügbarkeit regelmäßig bei der Agentur zu aktualisieren und aktiv auf Recruiter zuzugehen, wenn man in der Aquisephase steckt.

Vorteile Freelance-Agenturen

Tipp: Jeder Vorteil kann sich auch als Nachteil erweisen oder für jede*n eine andere Bedeutung haben. Die Auflistung der Vor- und Nachteile basiert auf meinen persönlichen Vorlieben und Erfahrungen.

 
  • Zugang zu großen Kunden und bekannten Marken (manche Firmen arbeiten nur mit Hilfe von Agenturen mit Freelancer*innen zusammen)
  • Konditionen werden mit Hilfe der Recruiter*innen verhandelt
  • professionelle Zusammenarbeit
  • Recruiter übernehmen Kundenaquise und koordinieren die Kommunikation
  • meist schneller Ablauf von Projektanfrage bis Projektstart
  • geregelte Verträge
  • gute und pünktliche Bezahlung
  • lange Projektlaufzeit und Stabilität
  • im Netzwerk der Agentur und erste*r Ansprechpartner*in für neue Projekte 
  • Ansprechpartner und Vermittler bei Problemen mit der Firma

Nachteile Freelance-Agenturen

  • Marge kann Stundensatz verringern
  • häufig hohe Erwartungen an zeitliche und örtliche Verfügbarkeit der Freelancer*innen
  • Konditionen sind nur begrenzt verhandelbar
  • starke Mitbewerber*innen
  • manche Recruiter*innen kontaktieren die Freelancer*innen  mit beliebigen Projektanfragen, die nicht auf das persönliche Profil passen (Spam)
  • je nach Branche gibt es passende Projekte nur in anderen Städten (Reisetätigkeit)    

Fazit: Lohnt es sich die Zusammenarbeit mit Recruitern und Freelance-Agenturen?

Für mich persönlich hat die Zusammenarbeit mit Recruiter*innen und Agenturen einen riesigen Vorteil am Anfang meiner Selbstständigkeit gebracht.

Ich bin an große Aufträge und Kunden gekommen und konnte die Unternehmen mit meinem Wissen bereichern. So habe ich mir gute Referenzen aufgebaut.

Finanziell habe ich von den langen Projektlaufzeiten profitiert, weil meine Finanzierung gesichert war und ich mir sogar einen Puffer aufbauen konnte. Parallel konnte ich mich mit dringenden Aspekten der Selbstständigkeit beschäftigen wie Steuer, Versicherungen und Marketing. 

Die lange Projektlaufzeit hat es ermöglicht, Einblicke in unterschiedlichste Themen, firmeninterne Prozesse und Technologien zu gewinnen. Außerdem konnte ich über den Tellerrand meiner eingesetzten Tätigkeit hinaus blicken und Neues lernen.

Zuletzt habe ich wertvolle Kontakte zu Firmen und Agenturen aufgebaut, auf die ich zurückgreifen kann. Die Zusammenarbeit mit Agenturen stellt für mich deshalb eine einfache Möglichkeit dar, einen lukrativen Auftrag zu generieren. 

Agentur-Projekte verlangen häufig eine hohe zeitliche Auslastung und Reisetätigkeit. Leider erwarten viele Unternehmen, dass man viel vor Ort ist (was ich bzgl. Scheinselbstständigkeit sehr kritisch sehe). Eine Agentur hat mir aber berichtet, dass sie durch die Corona-Pandemie gute Erfahrungen mit Homeoffice gemacht haben und endlich offener dafür geworden sind. Hoffentlich setzt sich das langfristig durch.

Meine Vision ist, zukünftig sowohl kleine Kunden betreuen zu können als auch Teil eines Großauftrags zu sein. Dafür greife ich gerne auf Freelance-Agenturen zurück. 

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